Πώς μπορούμε να είμαστε παραγωγικοί όταν εργαζόμαστε από το σπίτι;

Τι σημαίνει η φράση «μαμά, τι χρώμα είσαι;», όταν εργαζόμαστε από το σπίτι και ποιον «βάτραχο» συνιστάται να ...φάμε πρώτο στην τηλεργασία; Γιατί είναι χρήσιμο να «έχουμε εισιτήρια για την ταινία» όταν τηλεργαζόμαστε, παρότι δεν μπορούμε να βγούμε από το σπίτι; Και πόσες μέρες χρειάζονται κατά μέσο όρο για να «εγκαταστήσεις» -μέσα από σκληρή διαπραγμάτευση για τη διαχείριση του χρόνου- ένα νέο modus vivendi, που συνδυάζει εργασία και οικογενειακή ζωή στον ίδιο χώρο, λόγω του εγκλεισμού στο σπίτι, στο πλαίσιο των μέτρων για την αποφυγή της εξάπλωσης της πανδημίας του Covid-19;

Η πανδημία του νέου κορονοϊού, που είχε ως αποτέλεσμα τη μαζική -και απότομη- στροφή εκατομμυρίων ανθρώπων στο remote working, φέρνει -μεταξύ άλλων- στο προσκήνιο ένα ερώτημα, που απασχολεί χιλιάδες εργαζομένους: πώς μπορούμε να είμαστε παραγωγικοί όταν εργαζόμαστε από το σπίτι, ιδίως όταν δεν το έχουμε επιλέξει, αλλά χρειάζεται παρ' όλα αυτά να το κάνουμε;

Το ΑΠΕ-ΜΠΕ συζήτησε για τις τακτικές που μπορούμε να εφαρμόσουμε με: -την Ειρήνη Κόντρα, business leadership career coach και αντιπρόεδρο του συλλόγου εξειδικευμένων στελεχών μάρκετινγκ και διοίκησης επιχειρήσεων «Marketing Club» και την Ιφιγένεια Παπαρούση ΜΒΑ, ιδρύτρια και σύμβουλο ηγεσίας της «Leaders Lab», που ειδικεύεται στην ανάπτυξη δεξιοτήτων ηγεσίας και μετάλλαξης εμπειρίας πελάτη για CEOs, επιχειρηματίες και ελεύθερους επαγγελματίες, που επιζητούν την αριστεία.

«Μαμά, τι χρώμα είσαι;»

«Πέντε περισπασμοί ή διακοπές σημαίνουν μια εργάσιμη ώρα χαμένη» λέει στο ΑΠΕ-ΜΠΕ η σύμβουλος ηγεσίας Ιφιγένεια Παπαρούση, ξεκινώντας από τα βασικά (πέραν της απενεργοποίησης των ειδοποιήσεων από τα κοινωνικά δίκτυα): «χρειάζεται να εκπαιδεύσουμε τους γύρω μας σχετικά με το πόσο διαθέσιμοι είμαστε, να υπάρχει το ...πράσινο -πορτοκαλί -κόκκινο φανάρι για συντρόφους και παιδιά».

Όπως εξηγεί η κ. Παπαρούση, ακόμα και ένα μικρό παιδί μπορεί να αντιληφθεί το σύστημα αυτό. Απλά ρωτάει «Μαμά, τι χρώμα είσαι;» κι αναλόγως της απάντησης, γνωρίζει πόσο διαθέσιμη είναι η μητέρα -ή ο πατέρας αντίστοιχα- που εργάζεται από το σπίτι. Το κόκκινο σημαίνει «όχι τώρα, θα επανέλθω αργότερα». Το πορτοκαλί «να το συζητήσουμε μόνο αν είναι επείγον». Και το πράσινο «είμαι χαλαρός-ή, πες μου».

«Πριν μπούμε στην κατάσταση "κόκκινo", μπορούμε να ενημερώσουμε τα παιδιά μας ή τον/την σύντροφο ότι για τα επόμενα 25' θα είμαστε πολύ απασχολημένες-οι. Κι είναι πολύ βασικό, όταν βγούμε από το κόκκινο, να απευθυνθούμε μόνοι μας στους ανθρώπους μας και να τους ρωτήσουμε τι ήθελαν», λέει η σύμβουλος ηγεσίας.

«Έχω εισιτήρια!»

Μια άλλη τακτική που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να αποφύγουμε τους περισπασμούς και να δουλέψουμε συγκεντρωμένα και παραγωγικά, ώστε να μη χρειάζεται να βρισκόμαστε από το πρωί ως το βράδυ μπροστά σε ένα λάπτοπ χωρίς να «βγάζουμε» περισσότερη δουλειά, είναι, όπως εξηγεί η κ. Παπαρούση το «έχω εισιτήρια»: «Ειδικά για εμάς τις/τους ελεύθερους επαγγελματίες, είναι εύκολο να παρασυρθούμε για να τηλεργαζόμαστε από το πρωί ώς το βράδυ. Έστω, λοιπόν, πως συνήθως δουλεύουμε στο γραφείο μας μέχρι τις 8 το βράδυ, αλλά μια συγκεκριμένη μέρα έχουμε εισιτήρια για τη συναυλία του Brian Ferry. Εκείνη τη μέρα λοιπόν, καταφέρνουμε να βγάλουμε όλη τη δουλειά και να φύγουμε στις 6 το απόγευμα. Κι όταν δουλεύουμε από το σπίτι, αυτό πρέπει να το έχουμε στο μυαλό μας. Πχ, να λέμε "θα τα τελειώσω όλα μέχρι τις 5, γιατί μετά έχω να κάνω γυμναστική, να δω μια ταινία, να μιλήσω με μια φίλη", να κάνω κάτι ευχάριστο δηλαδή».

Ο κανόνας του 80/20 και ο «βάτραχος» που τρώγεται πρώτος

Για να εφαρμόσουμε τις τακτικές βέλτιστης διαχείρισης του χρόνου μας και να διατηρήσουμε αλώβητη την παραγωγικότητά μας, χρειάζεται -κατά την ειδικό- να δημιουργήσουμε ένα υπόβαθρο. Πρώτον, να σταματήσουμε απλώς να κάνουμε πράγματα και να θέτουμε κάθε φορά στον εαυτό μας το ερώτημα «αυτό που θα κάνω τώρα, είναι σημαντικό να το κάνω;». Και δεύτερον, να θέσουμε προτεραιότητες, σύμφωνα με τον κανόνα 80/20: «δηλαδή επιλέγουμε να κάνουμε το σημαντικότερο 20% των δραστηριοτήτων μας, επειδή αυτές φέρνουν 80% των αποτελεσμάτων», εξηγεί.

Η πιο σημαντική δραστηριότητα, λέει, είναι ο «βάτραχος» που χρειάζεται να φάμε, δηλαδή οι πιο απαιτητικές εργασίες, αυτές που δεν έχουμε διάθεση να κάνουμε και τείνουμε να τις «σέρνουμε». «Αν έχουμε δύο βατράχους, δηλαδή δύο τέτοιες εργασίες, ξεκινάμε από τον ...ασχημότερο, την πιο δύσκολη δηλαδή, χωρίς να καθόμαστε να τον κοιτάμε για πολλή ώρα», λέει χαρακτηριστικά.

Σημαντική είναι επίσης η αυτοματοποίηση κάποιων απλών διαδικασιών, που όμως μπορεί να «τρώνε» χρόνο. Π.χ., αν πρέπει να πληρώσουμε κάποιους λογαριασμούς μέσω e-banking, αντί να εισάγουμε κάθε φορά τον φορέα, τον αριθμό του λογαριασμού κτλ, μπορούμε να αποθηκεύσουμε «πρότυπα» για κάθε συναλλαγή και να την αυτοματοποιήσουμε. «Καθετί που δημιουργεί μια διαδικασία σήμερα, μας εξοικονομεί χρόνο αύριο και προσφέρει Απόδοση επί του Χρόνου που Επενδύσαμε (Return On Time Invested)», λέει.

«Pomodoro» και ...ΜΜΦ

«Σημαντική τακτική είναι η λεγόμενη Pomodoro, που οι πληροφορικάριοι γνωρίζουν καλά. Ονομάστηκε έτσι από τον Ιταλό φοιτητή που την ανακάλυψε, ο οποίος για να την εφαρμόσει χρησιμοποιούσε ένα ρολόι σε σχήμα τομάτας (pomodoro)», σημειώνει.

Σύμφωνα με τον νευρογλωσσικό προγραμματισμό (NLP) και τη νευροεπιστήμη, ο μέσος άνθρωπος έχει τη βέλτιστη εστίαση σε διάρκεια 25'. «Παίρνουμε λοιπόν ένα ρολόι, π.χ., κουζίνας, που όμως να βγάζει ήχο (το γνωστό τικ-τακ) και το ρυθμίζουμε στα 25', δουλεύοντας αυτό το διάστημα ασταμάτητα. Αν κάτι διασπάσει την προσοχή μας για ώρα -πχ, ένα τηλεφώνημα- το ξαναρυθμίζουμε στα 25 λεπτά, που στη διάρκειά τους μπορούμε να δουλέψουμε με πλήρη εστίαση», επισημαίνει η κ. Παπαρούση.

Άλλη τακτική είναι η λεγόμενη «ΜΜΦ», αρκτικόλεξο της φράσης «Μόνο Μία Φορά». «Αν θέλουμε να είμαστε παραγωγικοί και να διαχειριζόμαστε καλύτερα τον χρόνο μας, κοιτάζουμε κάθε email μία φορά και σε αυτή τη μία φορά αποφασίζουμε τι θα κάνουμε, αν θα το διαγράψουμε, θα το απαντήσουμε ή θα το προωθήσουμε. Δεν το αφήνουμε για μετά» λέει.

Απαγορεύονται οι αντιπαραθέσεις μέσω email

Συνιστά δε, τα απλά θέματα πάνω στη δουλειά να λύνονται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα περίπλοκα μέσω τηλεφώνου ή με τηλεδιάσκεψη. «Ο κανόνας είναι: "απαγορεύονται οι αντιπαραθέσεις μέσω email". Επίσης, αν λάβουμε ένα email, για το οποίο θα μας πάρει αρκετό χρόνο για να απαντήσουμε, αντί να απαντήσουμε με email, τηλεφωνούμε! Αν θέλουμε να γίνει κάτι πολύ γρήγορα, αντί να στείλουμε email, σηκώνουμε το τηλέφωνο. Αν θέλουμε να συζητήσουμε κάτι σημαντικό, κλείνουμε ραντεβού για τηλεφωνική συνομιλία/τηλεδιάσκεψη και ιδανικά έχουμε ετοιμάσει και μοιραστεί την ατζέντα συζήτησης με τον άλλον», καταλήγει.

Από την «οριοθετημένη» πραγματικότητα του γραφείου στο αρχικό πιθανό χάος του σπιτιού

Την ανάγκη να οριοθετηθεί ευθύς εξαρχής ο χρόνος και ο χώρος μας κατά την εργασία από το σπίτι υπογραμμίζει, μιλώντας στο ΑΠΕ-ΜΠΕ, η Ειρήνη Κόντρα, business leadership career coach. «Η προσαρμογή είναι αρχικά δύσκολη, ιδίως όταν υπάρχουν μικρά παιδιά, γιατί στη δουλειά είμαστε έτσι και αλλιώς οριοθετημένοι, σε αντίθεση με το σπίτι, Οπότε στην αρχή, μέχρι να προσαρμοστούμε, μπορεί να επικρατήσει χάος κι αυτό να μας τρομάξει. Θα πρέπει λοιπόν να οριοθετήσουμε από την αρχή κάτι που ούτε εμείς οι ίδιοι, ούτε τα παιδιά μας γνωρίζουν και με διάλογο να οριοθετήσουμε τον χρόνο μας και τον χώρο μας», σημειώνει η Ειρήνη Κόντρα.

Οι πιο παραγωγικές ώρες και οι επτά ημέρες

Προσθέτει ότι καθένας μας πρέπει να εντοπίσει τις πιο παραγωγικές του ώρες και να δώσει την έμφαση σε αυτές, δεδομένου ιδίως ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος συνήθως δεν μπορεί να παραμείνει συγκεντρωμένος για περισσότερες από δύο ώρες, στη διάρκεια των οποίων συνιστάται να κάνουμε τις πιο δύσκολες και απαιτητικές δουλειές, με προσεκτική ιεράρχηση.

«Στην αρχή είναι δύσκολο, γιατί όλοι στο σπίτι και ιδίως τα παιδιά, έχουν συνηθίσει διαφορετικά, άλλες είναι οι συνήθειες, οι διαδικασίες και ο ρόλος του γονέα όταν είναι σπίτι και ξαφνικά τον/την βλέπουν μπροστά σε έναν υπολογιστή. Χρειάζεται κατά μέσο όρο ένα επταήμερο για να "εγκαταστήσεις" μια συνήθεια αν είσαι συνεπής, οπότε η περίοδος αυτή είναι σημαντική, όπως σημαντικό είναι και οι σύζυγοι να συνεργάζονται μεταξύ τους ως προς την απασχόληση των παιδιών», επισημαίνει.

Διαχείριση της αλλαγής, σύγκρουση, συμφωνία, διαπραγμάτευση

Όταν αντιμετωπίζουμε μια τέτοια αλλαγή, λέει η κ. Κόντρα, αυτό που πρέπει να γίνει εξαρχής είναι μια νέα «συμφωνία, μια διαπραγμάτευση, γιατί ακόμα και οι άνθρωποι που μας είναι οικείοι, δεν σημαίνει ότι μπορούν να αντιληφθούν τη νέα αναγκαιότητα, τα νέα δεδομένα στη ζωή μας. Θα βιώσουμε μια σύγκρουση αρχικά ενδεχομένως, την αντίδραση στον νέο τρόπο ζωής κι αυτό απαιτεί επίσης οργάνωση. Για αυτό χρειάζεται να κάνουμε και ένα χρονοδιάγραμμα για το πώς θα κυλάει η μέρα μας, όπως κάνουμε χρονοδιάγραμμα για ένα project που αναλαμβάνουμε».

Ευκαιρία για ενδοσκόπηση και νέους προσωπικούς στόχους

Η Ειρήνη Κόντρα καταλήγει με ένα αισιόδοξο μήνυμα: «Αν δεν έχουμε μάθει να προπονούμε τον εαυτό μας, είναι μια καλή περίοδος, για να στραφούμε προς τα μέσα -χωρίς να φοβηθούμε- μια διαδικασία που πιθανώς δεν θα ενεργοποιούσαμε στην πρότερη κατάσταση με την εντατική εργασία. Ο κόσμος μετά από αυτό θα είναι διαφορετικός και μπορούμε να αξιοποιήσουμε αυτή την περίοδο για να δούμε πώς θέλουμε να είναι το μετά, να θέσουμε προσωπικούς στόχους και να χαράξουμε την προσωπική μας στρατηγική για το αύριο»._

ΑΠΕ-ΜΠΕ